Alan Pippenger
Deming Collaboration
SignPrinters es una empresa, con una antigüedad de tres décadas, que se dedica a hacer señales y gráficos, y que fundé a principios de la década de los 1980. Durante los primeros 25 años la dirigí utilizando un método altamente desarrollado e inflexible, .. , siendo esto lo que sea que nos dijeron en el último seminario de negocios.
Cuando en 2004 entré por primera vez en contacto con las enseñanzas de Deming, ya había probado hasta una docena de sistemas de Management diferentes. Digo diferentes, pero a decir verdad, lo que utilizábamos, al igual que la sobrecogedora mayoría del Management, era lamentablemente similar. Mando y control, de arriba abajo. Sistemas basados en la cadena de mando forman la piedra angular del Management americano, y como más pronto nos deshagamos de ellos mejor.
Sin lugar a dudas la situación del lector es única, pero tal vez le ayude leer algo de lo que aprendimos en SignPrinters al aplicar el estilo de Dirección de Deming.
La mayoría del Management está basado en el miedo
A pesar de las caras radiantes y jóvenes de los empleados de SignPrinters, vimos que la mayoría de lo que hacíamos durante el día estaba guiado por el miedo. Para los empleados miedo a perder su trabajo, para los managers miedo a perder el negocio. Espere, pues yo creía que un miedo “saludable” era algo bueno. Yo no sé si existe tal cosa como un miedo saludable, pero entre los 14 principios de Deming para la Transformación del Management, se puede ver:
Punto 8. Expulsar el miedo, para que así cada uno pueda trabajar para la empresa eficientemente.
Mientras el miedo sea la fuerza que guía una empresa, Vd. obtendrá mucho menos de lo que se puede obtener de cada uno, incluidos empleados y managers.
Minimizar el coste total
Coja al azar cualquier libro moderno sobre Management y seguro que encontrará al menos un consejo para que reduzca el coste. En esta economía este consejo se ha convertido en un clamor y la reducción de costes se ha convertido en el método de facto, utilizado tanto por las empresas como por los gobiernos a partes iguales. Deming tenía algo a decir sobre la reducción de costes. Haga click aquí para ver un vídeo sobre este tema (en inglés).
Punto 4. Acabe con la práctica de hacer negocios en base al precio. En su lugar reduzca el coste total. Tenga un único proveedor por cara artículo, creando una relación a largo plazo de lealtad y confianza.
SignPrinters tenía algunos proveedores con los que había trabajado durante 20 años. Un manager, sin duda guiado por el miedo, cambió algunos proveedores basándose sólo en un 3% de diferencia en el precio. Así que puedes decir que has ahorrado un 3 % … no tan rápido. Uno de los nuevos materiales falló prematuramente en uso. Puesto que con el nuevo proveedor no teníamos una relación de confianza suficiente no se hicieron cargo de los gastos, por ello tuvimos rehacer el pedido a nuestro coste. Aún nos quedaba un envío con el “nuevo” proveedor y apenas salvamos la relación con nuestro cliente. No olvidemos que ahorramos ¡nada menos que el 3 %! Reducciones de costes como ésta le pueden dejar a uno fuera del negocio. La lección del punto 4 de Deming, en SignPrinters no cayó en saco roto. Como se puede ver en el ejemplo, el “Coste Total” del nuevo producto fue mucho mayor que el viejo. Trabajar para minimizar el coste total del producto teniendo en cuenta el performance del producto así como el beneficio de una relación a largo plazo con los suministradores.
Elimina las barreras
Es tan sutil que si no se te dice no lo notarías. Dentro de toda organización hay una profusión de mini-empresas, cada una con su propia agenda, prioridades, necesidades y deseos. Ninguna se comunica fuera de su propio grupo. En SignPrinters se vio que esto era cierto. Para nombrar algunas: Pedidos, Diseño Gráfico, Producción, Acabados, Distribución, Contabilidad. Probablemente lo has visto en tu empresa. Cada uno de estos “departamentos” trabaja para obtener su propia autonomía deseando aislarse al máximo del conjunto.
Punto 9 de Deming. Elimine las barreras. El personal de investigación, diseño, ventas y producción tiene que trabajar como un equipo, para prever los problemas de producción y uso que pueden encontrarse con el producto o servicio.
Veamos un ejemplo. Ventas ha conseguido un pedido de pósters. El cliente, un empresario aeroespacial, necesita 20 pósters para poner en unos marcos que ya tiene. Las dimensiones del papel impreso montado en una junta de espuma negra deben superar los 22″ x 28″.
Ventas escribe el pedido 22″ x 28″ impresos, montados en negro.
Diseño Gráfico crea el boceto y como que el área alrededor de la imagen es blanca, añade una línea negra alrededor con una dimensión de 22″ x 28″.
Producción se limita a imprimir los papeles.
Acabados recibe los impresos y les pega la espuma negra.
Un último detalle. Las líneas negras tiene ser recortadas. Puesto que no puede quedar nada negro a la vista porque el fondo es blanco, el responsable de acabados lo corta por la parte interior. Esto deja el producto acabado con ¼” corto, por lo que todos los productos se retornan al día siguiente. ¿Cuántas veces más se tiene que repetir el mismo trabajo hasta que las personas de los diferentes departamentos se reúnan para hablar del tamaño al que deben dejar los pósters acabados para satisfacer al cliente?
Desde que sabemos que no tener estas reuniones tiene un coste elevado, en SignPrinters mantenemos ahora estas reuniones más que nunca.
Su negocio puede prosperar en una economía en recesión.
Elimine el miedo
Reduzca el Coste Total
Elimine las barreras entre departamentos